С текущего года передача документов в архив осуществляется в электронном формате. Документы местных исполнительных и представительных органов оцифровываются в соответствии с информационным проектом «единый архив электронных документов».
Цель проекта-автоматизация системы работы государственных архивов и ведомственных архивов учреждений. Это будет способствовать избавлению от бумажной волокиты.
Эффективность перевода в электронный формат высока.В частности, обеспечивается информационная безопасность, сокращаются случаи утери, порчи подлинных документов архива, увеличиваются сроки хранения документов.
В настоящее время в Кызылординской области к данной информационной системе подключены 25 управлений, 9 акиматов, 9 аппаратов маслихатов, 106 отделов акиматов города Кызылорда и районов области, 11 государственных архивов области, проведено онлайн обучение ответственных специалистов.Теперь работа информационной системы в масштабах области будет координироваться специалистами государственного архива.
Как сообщили специалисты областного управления культуры, документации и архивов, в первую очередь в цифровую систему вводятся документы особо ценных фондов и фондов 1,2 категории. На данное время ведется практическая работа.
Стоит отметить, что на сегодняшний день в цифровой формат переведено более 17 миллионов листов архивных документов из 142847 единиц хранения. Ведется соответствующая работа по интеграции данных оцифрованных архивных документов с информационной системой «Единый архив электронных документов».
