Концепций тайм-менеджмента в нашем распоряжении всё больше, а времени на разные задачи всё равно не хватает. Дела копятся, проекты горят, достижение одних целей влечёт за собой появление сотен других. Современный темп жизни таков, будто вы движетесь в автомобиле по скоростному шоссе и на ходу регулируете зеркала, занимаетесь английским, обедаете и заодно пытаетесь поменять масло и покрышки.
Иногда такая эквилибристика выглядит челленджем и даже вдохновляет. Но жить в этом режиме постоянно невозможно — и почувствовать удовлетворение от достигнутых результатов сложно.
Если мы хотим, чтобы пресловутая эффективность не падала, а стресс не накапливался, нужно навести порядок и расставить приоритеты.
Чтобы разобраться в хаосе, для начала стоит ненадолго забыть о тайм-менеджменте. Он нужен для рутинных задач, но не поможет глобально решить проблему нехватки времени.
Для большинства систем тайм-менеджмента человек — это машина по переработке минут. Исходя из того что в сутках 24 часа, стоит задача выжать из них максимум: меньше спать, быть активными и не прокрастинировать.
Поэтому перестаньте распределять минуты между задачами и суетиться. Представьте, что ваша жизнь (или ваш бизнес, как угодно) — это шахматная доска. Отстранитесь, окиньте её взглядом. И наведите порядок.
Разбираемся с приоритетами
Выделите стратегические цели. Они могут быть большими (открыть новую сеть магазинов, родить двоих детей или переехать жить в Лондон) и не очень (избавиться от храпа по ночам, улучшить своё время в забегах на сто метров). Чтобы определить, является ли цель стратегической, задайте себе простой вопрос: «Стану ли я по-настоящему счастливым, когда достигну её?» Если ответ положительный, цель имеет определяющее значение и её отмена или замена удаляют человека от счастья. Такая цель есть и вектор, и ресурс: двигаясь к ней, вы получаете подпитку от собственного интереса, «горения» — а потому вопрос с мотивацией не стоит.
Чётко представьте условия, при которых сможете достичь стратегических целей. Если подойдёте к делу формально, например сформулируете свой запрос как «вступить в брак» или «открыть магазин» и не пропишете другие важные обстоятельства (как, с кем, когда, где, какой и т. д.), — когда задача будет реализована, результат может вас разочаровать.
Не откладывайте. Стратегические цели всегда подразумевают изменения в жизни, а мы подсознательно стремимся к балансу и комфорту. Часто люди, определив приоритеты, оставляют их на десерт, каждый новый день обещая себе разобраться с рутиной и гнетущими обязательствами, чтобы уже потом позволить себе заниматься счастьем.
Проведите ревизию — чтобы незавершённые дела перестали тревожить и мешать перейти к основным. Составьте список текущих задач, проставьте жёсткие сроки для самых необходимых, а от остальных просто избавьтесь. Вычеркните и забудьте. Так же стоит поступать и с новыми идеями и делами, которые выпадают из стратегического плана. Не вносите их в лист to do, не оценив прежде, стоит ли за них браться. Если можно не делать то, что не является частью вашего глобального плана, не делайте это.
Наводим порядок в обязательствах
Жизнь так устроена, что ежедневно мы должны выполнять сотни обязательств как по отношению к другим, так и к себе. Даже наши отношения со временем — сплошные обязательства. Невыполненные обещания порождают новые, множится количество дел, неудовлетворённость растет. Поэтому, наводя порядок в ежедневных делах, стоит придерживаться определённых правил, чтобы взять под контроль свои ресурсы.
Давайте обещания только тогда, когда это необходимо. И тем, кто действительно важен в соответствии с вашим «генеральным планом» и приоритетами.
Давая обещания, трезво оценивайте свои ресурсы. Мы склонны переоценивать собственные возможности и недооценивать сложность проектов, за которые берёмся. Такая оценка — это навык, и его можно развивать, в частности, если выполнять задачи с временным трекером и анализировать результаты.
Оценивая время на выполнение того или иного обещания, оставляйте себе небольшой временной зазор. Если готовы сделать работу за неделю, возьмите хотя бы две. Всегда лучше выполнить обещание в срок или даже раньше, чем опоздать. Кроме того, всегда есть шанс, что параллельно могут возникнуть другие обязательства, которые от вас не зависят, — и эти объективные причины создадут аврал, стресс на пустом месте.
Регулярно проводите ревизию обязательств и оценивайте, зачем и почему вы под ними подписываетесь. Возможно, некоторые из них вы выполняете по привычке: идёте на уступки и становитесь жертвой манипуляций. Вместе с тем такие действия — особенно если не приносят удовлетворения или совершаются «для галочки» — несут с собой негатив и лишь увеличивают стресс, которого и так немало.
Страх невыполнения обязательств — один из самых мощных социальных страхов. Ещё в первобытные времена, когда только появились зачатки современного общества, люди уже разделяли обязанности внутри групп. Те, кто их игнорировал, становились изгоями в племени, что было равносильно смерти. И в наши дни мы боимся оказаться вне определённой группы, круга (в узком смысле это может быть и семья, пара), нарушив одно из обязательств. Поэтому умение трезво оценивать силы на этапе договорённостей и говорить «нет» лишним обещаниям — одно из самых важных на пути к счастливой жизни.
Дозируем общение
Наша жизнь состоит из коммуникаций. Лишнего и съедающего энергию общения на самом деле много — сведите его к минимуму. Систематизируйте общение, распределив усилия и внимание в соответствии с парадигмой задач. Когда ещё только формируете стратегические цели — продумайте, кто и как может помочь вам их достигнуть.
Общайтесь в почте и мессенджерах сначала с теми людьми, которые могут существенно помочь в решении стратегических задач, а не в хронологическом порядке и не тогда, когда появляются новые сообщения. Деловая переписка, которая выглядит полезной, — тот еще сжигатель времени и усилий. В среднем, на неё тратится около двух часов в день в обычной компании, и это много. Кол Ньюпорт в книге So Good, They Can’t Ignore You даёт советы, как свести ненужные движения к минимуму. Так, все описания, стандартные фразы и предложения легко загнать в шаблоны Gmail. Помимо этого, можно хорошенько настроить спам-фильтры и не пытаться формировать в почте перечень дел. Эти советы применимы и для переписки в многочисленных мессенджерах.
Когда планируете что-либо и оцениваете, сколько времени предстоит потратить, учитывайте участие других людей и тот факт, что перед ними стоят свои цели и задачи, которые часто не пересекаются с вашими. А потому оставляйте временные зазоры и для них тоже, чтобы сдвинутые сроки и перенесённые встречи не обернулись полным хаосом.
Сосредотачиваемся на важном
Главный пожиратель времени и внимания — смартфон с его приложениями. Экран красочный, на нём постоянно всплывают уведомления, происходит что-то интересное, новое и броское — но часто совершенно не важное для нас. Бизнес использует нейропсихологию, чтобы управлять нашим вниманием. Приложения, как купцы на ярмарке, идут на разные ухищрения, чтобы привлечь нас.
Преувеличение во всём стало нормой, с которой мы согласились. И, по сути, вся современная маркетинговая машина работает над тем, чтобы завладеть нашим вниманием. Как результат, внимание уходит на то, чтобы хорошо выглядеть в глазах окружающих, вести себя «правильно», выглядеть успешными/модными/стильными.
В те периоды, когда важно сконцентрироваться на задаче, исключите отвлекающие факторы. Можно провести простой эксперимент — переключить дисплей смартфона в чёрно-белый режим. И его содержимое уже перестанет быть таким привлекательным. Если отключить уведомления — будете отвлекаться ещё меньше.
Чтобы помочь себе перестать отвлекаться в течение дня, задайте себе простой вопрос: «На чём мое внимание было по-настоящему сосредоточено сегодня?» Если вы расставите приоритеты в соответствии с настоящими целями, о которых мы говорили выше, ответы помогут разобраться с проблемой.
Каждый раз, когда происходит нечто, что уводит вас в сторону, напоминайте себе, что для вас это событие не является значимым.
Можно также пользоваться специальными тренажёрами, тренирующими внимание, — в интернете их немало. И не забывайте, что внимание — ресурс тоже ограниченный и если растрачивать его бездумно, то на действительно важные вещи его уже не хватит.
Фокусируем внимание на себе
От физического самочувствия в немалой степени зависит эффективность, удовлетворённость и личностный рост. Чтобы выполнить важные задачи, нужен фокус, а для него нужна сила воли — исчерпаемый ресурс, который постепенно истощается. Для его возобновления достаточно отдыхать, заботиться о себе, чувствовать себя комфортно.
Силу воли, как мышцу или навык, можно натренировать. В книге Келли Макгонигал «Сила воли» можно найти советы и упражнения для развития и укрепления силы воли.
Во всём, что вы делаете, важно сохранять равновесие и ровное дыхание: не гордиться слишком кратковременными успехами, не реагировать бурно на неудачи, избегать импульсивных поступков, не слишком баловать себя, не прокрастинировать.
Регулярные медитации, дыхательные упражнения, полноценный отдых и правильное питание помогут в создании идеального биохимического и энергетического баланса — подпитки для вашей силы воли.
Не запускайте здоровье и не забывайте о правильном питании и хорошем сне. Результаты 153 исследований с участием более 5 млн человек чётко указывают на связь недостатка сна с диабетом, высоким давлением, заболеваниями сердечно-сосудистой системы, ишемической болезнью и ожирением. Также отмечена связь недосыпа с пониженной мозговой активностью и даже, в отдалённой перспективе, со слабоумием.
Спорт должен приносить пользу и быть в радость. При различных стрессах нередко «прописывают» спорт. Но не любые физические нагрузки подойдут тем, кто испытывает мощное давление обстоятельств в рутине. Учёные провели исследования о влиянии физических нагрузок на центральную нервную систему, и их результаты показали, что воздействие, которое оказывает на ЦНС чрезмерное увлечение спортом («перетренированность»), по симптоматике схоже с картиной, наблюдаемой у пациентов с клинической депрессией. И лучше отдать предпочтение видам, ориентированным на восполнение энергии, которые задействуют не только мышечную систему, но и нервную. Важно не просто получать нагрузки, но и включать мозг.
Главный рецепт эффективности есть рецепт счастья, и он таков: жить в гармонии с внутренним состоянием и внешними обстоятельствами и не растрачивать ресурсы на ненужное. Воплотить этот рецепт в жизнь не так сложно, как кажется, и все перечисленные выше пункты призваны в этом помочь. Конечно, по каждому из них можно найти причину, которая мешает реализовать его сейчас, в ближайшее время.
Но если вы однажды не откажетесь от множества «если бы», заменив их на «да, безусловно», ваше личное счастье может так и остаться в папке «Отложенные». Решение принимать вам.
Источник: incrussia.ru
