Биылдан бастап құжаттарды архивке өткізу электронды форматта іске асады. Жергілікті атқарушы және өкілдік органдардың құжаттары «электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жобасына сай іске асады.
Жобаның мақсаты – мемлекеттік архивтер мен мекемелердің ведомстволық архивтерінің жұмыс жүйесін автоматтандыру. Бұл өз кезегінде қағазбастылықтан арылуға септігін тигізеді.
Электронды форматқа ауыстырудың тиімділігі жоғары. Атап айтқанда ақпараттық қауіпсіздік қамтамасыз етіліп, архивтегі түпнұсқа құжаттардың жоғалуы, бүлінуі қысқарады, құжаттардың сақталу мерзімі ұлғаяды.
Қазіргі уақытта Қызылорда облысында аталған ақпараттық жүйеге 25 басқарма, 9 әкімдік, 9 мәслихат аппараттары, қала, аудан әкімдіктеріне қарасты 106 бөлімдер және облыстық, қалалық, аудандық 11 мемлекеттік архивтері қосылып, жауапты мамандарға онлайн оқыту өткізілген. Бұдан былай облыс көлемінде ақпараттық жүйенің жұмысын мемлекеттік архивтің мамандары үйлестіретін болады.
Мәдениет басқармасы мамандарының хабарлауынша, цифрлық жүйеге бірінші кезекте аса құнды қорлардың және 1,2-санаттағы қорлардың құжаттары енгізілуде. Жұмыстарды үйлестіру үшін тәжірибелік жұмыстар жүруде.
Айта кету керек, бүгінгі күнге дейін облыстағы архив құжаттарының 142847 сақтау бірлігінің 17 миллионнан астам парағы цифрлық форматқа енгізілді. Осы цифрланған архивтік құжаттарды «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесімен ықпалдастыру үшін тиісті жұмыстар жүргізілуде.
